Een bestand importeren lijkt een handige manier om veel gegevens in één keer over te zetten. Toch wil je vooraf meer weten dan of het bestand geopend kan worden. Zijn de vermeldingen uniek? Betekenen de kolommen wat je verwacht? En welke informatie gebruik je als bronnen elkaar tegenspreken?
Ik zou die vragen beantwoorden voordat je de gegevens laat verwerken. Een bestand dat technisch ingelezen kan worden, kan nog steeds inhoudelijke controles nodig hebben.
Begin bij de betekenis van de velden
Twee kolommen kunnen dezelfde naam hebben, terwijl ze iets anders beschrijven. Een datum kan bijvoorbeeld aangeven wanneer iets is aangemaakt of wanneer het voor het laatst is aangepast. Die waarden kun je niet zomaar door elkaar gebruiken.
Leg daarom vast wat ieder veld betekent en waar het in het nieuwe systeem terechtkomt. Bespreek ook welke gegevens verplicht zijn en hoe je een ontbrekende waarde behandelt. Een leeg veld hoeft niet hetzelfde te betekenen als een bewuste verwijdering.
Bij maatwerksoftware hoort die afstemming bij het voorbereiden van de import. De werkwijze bepaalt welke gegevens je nodig hebt en hoe je ze gebruikt.
Spreek af hoe je een vermelding herkent
Een naam of omschrijving is niet altijd een betrouwbare manier om twee vermeldingen te vergelijken. Dezelfde vermelding kan anders geschreven zijn. Twee verschillende vermeldingen kunnen juist bijna dezelfde naam hebben.
Kijk daarom welk vast kenmerk het systeem gebruikt om informatie te herkennen. Controleer of dat kenmerk aanwezig is en of het werkelijk uniek hoort te zijn.
Komt hetzelfde kenmerk meerdere keren voor, verwijder dan niet direct de extra regels. Vergelijk eerst de inhoud. Misschien zijn de regels gelijk, maar er kan ook informatie in staan die je wilt behouden of nog moet laten controleren.
Leg vast wat bij overlap geldt
Als je meerdere bestanden samenvoegt, moet duidelijk zijn welke bron voorrang krijgt. Alleen de bestandsnaam of de volgorde waarin je bestanden opent, geeft daarvoor niet altijd genoeg houvast.
Spreek af hoe je actualiteit beoordeelt en wat je doet wanneer de gekozen bron een veld niet bevat. Mag je dat aanvullen uit een andere bron? En hoe voorkom je dat een oudere waarde een bewuste correctie vervangt?
Bewaar die keuzes naast het importbestand. Dan kun je later terugvinden waarom een waarde is meegenomen. Een collega hoeft de afweging niet opnieuw te maken zonder de oorspronkelijke informatie.
Zet twijfelgevallen apart
Een waarde kan exact uit de bron zijn overgenomen en toch vragen oproepen. Misschien is de betekenis niet duidelijk of wijkt de waarde sterk af van wat je verwacht.
Houd daarom bij wat je hebt gecontroleerd. Is alleen vastgesteld dat de waarde zo in het bronbestand staat? Of is ook bevestigd dat die waarde voor het bedoelde gebruik klopt?
Vul ontbrekende informatie niet aan met een aanname die later als feit wordt geïmporteerd. Zet onduidelijke of tegenstrijdige vermeldingen apart en noteer welke vraag nog openstaat. Spreek af wie daarover een beslissing kan nemen voordat je ze verwerkt.
Controleer eerst een kleine proef
Begin met een beperkte selectie in een testomgeving of een importvoorbeeld, als het systeem dat ondersteunt. Neem daarin ook de situaties mee die extra aandacht vragen, zoals een dubbele vermelding, een ontbrekend veld en een bestaande waarde die zou veranderen.
Controleer wat het systeem met die gegevens doet. Komen ze in de juiste velden terecht? Wordt bestaande informatie aangevuld of vervangen? En kun je zien welke regels zijn overgeslagen?
Pas daarna bepaal je of het volledige bestand klaar is voor verwerking. Bewaar het origineel en leg vast hoe je een ongewenste wijziging kunt herstellen.
Kijk ook na de import naar het resultaat
Een melding dat de import klaar is, beantwoordt nog niet of alle bedoelde informatie goed is verwerkt. Vergelijk daarom het resultaat met het voorbereide bestand. Controleer de aantallen en bekijk ook enkele vermeldingen inhoudelijk.
Bij automatisering geldt dezelfde vraag: hoe zie je dat de informatie bruikbaar is overgenomen? Een duidelijk overzicht van verwerkte, overgeslagen en afgekeurde regels helpt om gericht verder te kijken.
Wil je gegevens overzetten naar een bestaande of nieuwe omgeving? Neem gerust contact met ons op. Dan bespreken we welke bronnen je hebt, wat het systeem nodig heeft en welke controles daarbij passen.